KI in der Gebäudereinigung: Wie handeln, um nicht den Anschluss zu verlieren?

Künstliche Intelligenz wird schleichend Teil unseres Alltags – oft ohne, dass wir es bewusst bemerken oder hinterfragen. In einigen Jahren werden wir KI genauso selbstverständlich nutzen wie heute Elektrizität, Internet oder das Smartphone. Schon heute ist es möglich, Apps zu verwenden, die komplexe Aufgaben erledigen: zum Beispiel Texte verfassen, Sprachen übersetzen oder sogar Rezepte an persönliche Vorlieben anpassen – und das alles nahezu in Echtzeit.

Doch Künstliche Intelligenz wird erst dann zu einem echten Helfer, wenn sie unsichtbar im Hintergrund arbeitet und Aufgaben vorausschauend erledigt – im Idealfall bevor wir sie selbst erkannt haben.

Um das Potenzial von Künstlicher Intelligenz in der Gebäudereinigung zu veranschaulichen, wagen wir einen Blick in die Zukunft und betrachten vier zentrale Felder, in denen KI massive Produktivitätssteigerungen bringen könnte:

• Einsatzplanung: Die Planung von Reinigungskräften ist anspruchsvoll. Es gilt, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Kundenwünsche und Objektbeschaffenheit zu berücksichtigen sowie die Qualifikationen der Reinigungskräfte optimal einzusetzen. Hinzu kommt die geforderte Flexibilität, kurzfristige Änderungen oder Ausfälle zu bewältigen. Eine KI könnte all diese Variablen berücksichtigen, Vertretungen automatisch planen und in Sekundenbruchteilen optimale Einsatzvorschläge machen.

• Ausschreibungen: Große Ausschreibungen erfordern oft stundenlange Arbeit, um verschiedene Parameter zu analysieren und zu kalkulieren. Eine KI, die mit den Kalkulationsmethoden, Ressourcen und Qualifikationen des Gebäudedienstleisters vertraut ist, könnte dies ebenfalls in Sekundenschnelle erledigen. Das mühsame Zusammenstellen von Dokumenten und Daten entfiele und der Aufwand würde sich auf eine einfache Prüfung des automatisiert erstellten Angebots reduzieren.

• Agenten: Künftig werden KI-Agenten viele Aufgaben übernehmen, oft bevor wir sie selbst erkennen. Ein Agent könnte etwa automatisch mit Kunden kommunizieren, um abzuklären, ob ein Objekt am Brückentag besetzt ist. Oder er findet bei Ausfällen eine Vertretung, fragt die Verfügbarkeit ab und plant sie direkt ein. Solche Agenten werden wiederkehrende Tätigkeiten eigenständig erledigen und die Effizienz in der Gebäudedienstleistung erheblich steigern.

Diese Beispiele zeigen, wie nah die Zukunft bereits ist. Doch um diese Möglichkeiten wirklich zu nutzen, genügt es nicht, einfach eine entsprechende App zu installieren. Zunächst müssen grundlegende Vorbereitungen getroffen werden, die sich in drei entscheidende Themenfelder unterteilen: Mitarbeiter, Software und Daten.

Den Wandel vorleben

Aus- und Weiterbildung sind in der Reinigungsbranche längst etabliert. Gesetzliche Vorgaben und strikte Sicherheitsvorschriften machen es erforderlich, dass sich Gebäudedienstleister kontinuierlich mit Schulungen und Qualifizierungen beschäftigen. Doch wie sieht es mit Weiterbildungsprogrammen zur Digitalisierung aus? Man muss Mitarbeiter mit der digitalen Welt vertraut machen und sie dazu anregen, eigene Ideen zur Effizienzsteigerung zu entwickeln.

Nehmen wir unser Objektleitungsteam als Beispiel: Als Schnittstelle zwischen Kunden und Reinigungskräften sind sie täglich mit einer Vielzahl an Informationen konfrontiert, die es zu verarbeiten, aufzubereiten und weiterzuleiten gilt. Der Einsatz digitaler Tools kann diese Prozesse enorm optimieren. Wenn die Ideen dazu direkt von den Mitarbeitern kommen, ist die Motivation zur Nutzung solcher Tools erfahrungsgemäß weitaus höher.

Neben der Weiterbildung spielt der allgemeine Umgang mit neuen Technologien eine wesentliche Rolle. Welche Kultur lebt das Management vor? Schützt man bestehende Strukturen und sieht in der Digitalisierung eher eine Bedrohung, oder ist man offen für Veränderungen und lebt diesen Wandel auch vor? Hier ist entscheidend, dass neue Technologien konsequent in die Prozesse integriert werden und keine Insellösungen entstehen.

Jeder Gebäudedienstleister sollte eine klare Strategie und ein Konzept zur digitalen Transformation entwickeln. Denn das ist die Voraussetzung dafür, dass man KI-Technologie adaptieren und davon profitieren kann.

Eine offene Softwarelandschaft

Die Auswahl der passenden Software und des richtigen Softwarepartners ist mittlerweile eine komplexe Aufgabe, da Software längst nicht mehr nur für die Buchhaltung oder das Schreiben von Rechnungen relevant ist. In der Gebäudedienstleistung spielt Software heute vielmehr in nahezu allen wichtigen Prozessen eine zentrale Rolle: Lohnabrechnung, Zeiterfassung, interne Kommunikation, Maschinenverwaltung, E-Learning, Marketing und vieles mehr. Zusätzlich bringen viele Lieferanten und Maschinenhersteller ihre eigenen Apps und digitalen Lösungen mit. Doch wie behält man in dieser Vielfalt den Überblick, schult die Mitarbeiter angemessen und verwaltet eine solch komplexe Systemlandschaft?

KRAMER will diese Herausforderung meistern, indem man auf Software setzt, die sich leicht in andere Systeme integrieren lässt und über offene Schnittstellen verfügt. Wir möchten es schaffen, eine Plattform aufzubauen, auf der die verschiedenen Lösungen und Systeme im Unternehmen harmonisch zusammenspielen, und möchten optimal für den Einsatz von KI vorbereitet sein.

Daten, Daten, Daten

Wir stellen uns vor, Arbeitsstunden, gereinigten Flächen, Materialverbrauch und Kundenfeedback zur Verfügung zu stellen, um Produktivitätsanalysen zu erstellen. Die KI der Zukunft in der Gebäudereinigung sollte Muster erkennen, Ineffizienzen aufdecken und Verbesserungspotenziale aufzeigen, die sonst im Alltagsgeschäft verborgen bleiben. Die Digitalisierung der Prozesse und das Verständnis für den Wert der Daten sind deshalb unerlässlich. Oder anders ausgedrückt: Daten sind die Grundlage für alle zukünftigen Entscheidungen und ein Schlüsselfaktor für den produktiven Einsatz von KI. Je mehr Prozesse digitalisiert sind und je mehr relevante Daten eine KI zur Verfügung hat, desto präziser werden die Analysen und desto wertvoller die Erkenntnisse, die sich daraus gewinnen lassen.

KRAMER möchte den gezielten Umgang mit Daten forcieren und somit Transparenz schaffen. Die Objektleiter könnten regelmäßig Berichte erhalten, die ihnen genau zeigen, wie die Leistung der einzelnen Teams im Vergleich zum Durchschnitt steht. Auch das Kundenfeedback könnte strukturiert ausgewertet werden, sodass positive Trends verstärkt und negative rechtzeitig korrigiert werden können.

Das Ziel im Unternehmen muss also sein, die Mitarbeiter dazu zu befähigen, Daten aktiv zu nutzen und sie als wertvolles Werkzeug für ihre tägliche Arbeit zu betrachten, anstatt sie als zusätzliche Belastung zu sehen. So wird die Digitalisierung nicht nur eine Pflichtübung, sondern ein echter Mehrwert für unser gesamtes Unternehmen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Die drei zentralen Bausteine, mit denen sich Gebäudedienstleister auf den Einsatz von KI vorbereiten können, sind: Mitarbeiter einbeziehen, auf offene Softwaresysteme setzen und eine datengetriebene Kultur etablieren. Dazu gehört auch die Bereitschaft, neue Technologien auszuprobieren, neugierig zu bleiben und eigene Ideen zu entwickeln, wie KI die Gebäudedienstleistung auch in unserem Hause in Zukunft verändern könnte.

So bereit sich KRAMER auf Künstliche Intelligenz vor

1. Optimierung der aktuellen Softwarelandschaft

Wir verschaffen uns eine klare Sicht auf alle eingesetzten Softwarelösungen und Tools im Unternehmen.

Schritte:

• Wir überprüfen unsere genutzten Systeme und Anwendungen (zum Beispiel für Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation).

• Wir überdenken deren Funktionen und Schnittstellen sowie die Kompatibilität miteinander.

• Welche Abteilungen oder Aufgabenbereiche werden bereits digital unterstützt und wo besteht aktueller Bedarf ?

2. Die Digitalisierung unserer Prozesse schreitet kontinuierlich voran.

Nach modernen und aktuellen Kriterien werden alle Unternehmensprozesse identifiziert und überprüft!

Schritte:

• Wir erstellen eine Übersicht aller relevanten Prozesse, von der Planung und Zeiterfassung über das Qualitätsmanagement bis hin zur Kundenkommunikation.

• Es wird transparent, welche Prozesse bereits digital abgebildet sind und wo noch manuell gearbeitet wird.

• So ermitteln wir Potenziale für Digitalisierung und priorisieren diese nach Effizienzsteigerung und Einsparpotenzial.

3. Identifizierung und Erfassung von Datenquellen

Es gilt herauszufinden, welche Daten aktuell erfasst werden und welche für zukünftige Entscheidungen und KI-Anwendungen wichtig sein könnten.

Schritte:

• Sammeln von Informationen darüber, welche Daten in den verschiedenen Abteilungen oder Tools erfasst werden (zum Beispiel Arbeitsstunden, Materialverbrauch, Kundenfeedback).

• Prüfen der Qualität und Verfügbarkeit der Daten und Identifizierung zentraler Datenquellen, die für zukünftige KI-Projekte nützlich sein könnten.

• Dokumentieren der Datenquellen und deren Potenzial für spätere Analysen.

4. Mitarbeiterschulung auf allen Ebenen

Ziel ist, dass KRAMER das gesamte Team auf den Umgang mit digitalen Tools und KI vorbereitet, um eine datengestützte und technologieoffene Unternehmenskultur zu schaffen.

Schritte:

• Wir entwickeln ein Inhouse-Schulungskonzept, das alle Ebenen einbezieht – vom Management bis zu den Reinigungskräften.

• Organisieren von Schulungen zu den Grundlagen der Digitalisierung, Datenkompetenz und Nutzung der eingesetzten Software.

• Wir fördern aktiv das Verständnis für den Nutzen von Daten und Technologien im Arbeitsalltag und motivieren unsere Mitarbeiter, sich aktiv mit digitalen Tools auseinanderzusetzen.

5. Erste Gehversuche mit KI

Wir sammeln erste Erfahrungen mit KI, indem wir einfache Aufgaben oder Analysen durchführen. Auch wird im Unternehmen demnächst der erste mehrsprachige KI-Assistent für die Einstellung von Reinigungskräften installiert.

Schritte:

• Tools wie ChatGPT sind in unseren Arbeitsalltag auch für analytische Zwecke schon selbstverständlich integriert.

• Einfache Datenanalysen, die eine KI zeitnah durchführen könnte, zum Beispiel Umsatz- oder Produktivitätszahlen interpretieren oder Muster im Kundenfeedback aufdecken sind in Planung.

• Wir reflektieren die Ergebnisse und prüfen, inwieweit KI unsere Arbeit unterstützen oder wertvolle Einblicke bieten kann.

6. Partnerschaften mit gebäudespezifischen Software- und Maschinenherstellern

Unsere IT und auch das Prozessmanagement reflektieren die Partner am Markt, um diese in spezifische Anforderungen und Ideen in die Entwicklung von internen Lösungen mit einzubringen.

Schritte:

• Ein Muss für unsere Anbieter wird sein, offene Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten zu bieten und sie müssen bereit sind, unsere Anforderungen aufzunehmen.

• Wir lassen unsere Mitarbeiter an Pilotprojekten oder Tests teilhaben, um sicherzustellen, dass die Lösungen praxistauglich und wirklich hilfreich sind.

Hier ist es wichtig, vorausschauend zu handeln und sich nicht vorschnell für ein Gerät oder eine Softwarelösung nur wegen vermeintlicher KI-Funktionen zu entscheiden. Die Entwicklung ist enorm schnelllebig – Softwarelösungen, die heute innovativ erscheinen, können morgen schon überholt sein. Der tatsächliche Nutzen der dahinterstehenden Lösung muss auch morgen und übermorgen zu Ergebnissen führen.

Wir gestalten unsere Softwarelösungen so, dass Daten strukturiert verfügbar sind und künftige KI-Systeme problemlos darauf zugreifen können. KRAMER hat das Potenzial erkannt und will hier zu den führenden Unternehmen im Hinblick auf den optimalen Nutzen für die vielfältige Kundenstruktur zählen.